Akpet Akaryakıt Dağıtım A.Ş. Çalışan Aydınlatma Metni

1. Amaç
Akpet Akaryakıt Dağıtım Anonim Şirketi (“Akpet Akaryakıt” veya “Şirket”), çalışanlarının kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) ve sair mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlenmesini amaçlamaktadır.

Şirketimiz çalışanı olmanız sebebiyle Şirketimize bildirdiğiniz/bildireceğiniz ve/veya Şirketimizce haricen herhangi bir yoldan temin edilen kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından “Veri Sorumlusu” sıfatıyla,
  • Kişisel verilerinizi işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
  • Şirketimize bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak,
  • Kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVK Kanunu’nun öngördüğü şartlarda, yurtiçi veya yurtdışı üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan sair şekillerde işlenebileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan diğer işlemlere tabi tutulabileceğini bildiririz.
İşbu Aydınlatma Metni ile Akpet Akaryakıt tarafından yürütülen faaliyetlerin KVK Kanunu’nda yer alan ilkelerle uyumlu olarak sürdürülmesi ve geliştirilmesi benimsenmiştir.

1. Çalışanların Kişisel Verilerinin Toplanması ve Usulü
Şirketimiz, kişisel verilerinizi işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlar doğrultusunda işleyecektir. Kişisel verilerinizin işlenme amacında herhangi bir değişiklik olması halinde tarafınızdan ayrıca izin alınacaktır.

Şirketimiz tarafından toplanan ve kullanılan, çalışanlara ait kişisel veriler özellikle şunlardır:

Kişisel Verinin İçeriği
Kimlik Verisi Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, medeni hal, anne adı- baba adı, doğum tarihi, doğum yeri, uyruk, cinsiyet gibi bilgeleri içeren ehliyet ve nüfus cüzdanı sureti, SGK sicil numarası gibi belgeler ile imza/paraf bilgisi.
İletişim Verisi Telefon numarası, açık adres bilgisi, ülke, e-posta adresi, şirket içi iletişim bilgileri (dâhili numarası ve kurumsal e-posta adresi dâhil).
Finansal Veri Firmanın kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı numarası vb. bilgiler
Özel nitelikli kişisel veriler Nüfus cüzdanı üzerinde kan grubu ve din hanesi karşılığı
Adli sicil kaydı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri
Sağlık bilgileri
Ayrıntılı kaza raporu
Reçete
Biyometrik Fotoğraf
Engellilik, malüllük ve sakatlık durumu
Irk ve etnik kökeni
Ehliyet üzerinde kullandığı cihaz ve protezler (ehliyet fotokopisi)
Lokasyon Verisi İlgili kişinin bulunduğu bölge, son konumu, görev yeri, kaza yeri vb. bilgiler
Özlük Verisi Şirketimiz ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri (Pozisyon, departman, görev, işe giriş tarihi, tecrübe, görev tanımı, görüşme sonuçları, işten ayrılma sebebi ve tarihi gibi veriler).
İşlem Güvenliği Verisi Ticari faaliyetleri yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel veriler (Kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinin o işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren bilgiler (örn. parola bilgileri, rol kodu vb.)
Hukuki İşlem Verisi Hukuki alacak ve hakların tespiti, takibi ve borçların ifası ile kanuni yükümlülükler ve Şirketimiz politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler (Mahkeme ve idari merci kararları gibi belgelerde yer alan veriler, vekâletnameler)
Risk Yönetimi Verisi Ticari, teknik ve idari risklerin yönetilebilmesi için bu alanlarda genel kabul görmüş hukuki, ticari teamül ve dürüstlük kuralına uygun olarak kullanılan yöntemler vasıtasıyla işlenilen kişisel veriler
Fiziksel Mekân Güvenliği Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, güvenlik noktasında alınan kayıtlar vb.
Müşteri İşlem Verisi İstasyon kodu, bölge müdürü kodu
Diğer Veriler Şirket kuruluş gazetesi fotokopisi, vergi numarası, iş seyahatine ilişkin tarih, uçak, otel bilgileri, arıza kayıtlarına ilişkin tarih, arıza detay bilgileri, garanti başlangıç/bitiş tarihi, eğitimlere ilişkin tarih bilgileri, ayakkabı numarası, beden vb. bilgiler


Kişisel verileriniz, gerek iş akdinin kurulmasından önce gerekse iş akdinin kurulmasından sonra ve devamı boyunca Şirketimize ibraz etmiş olduğunuz ve üçüncü kişilerden elde edilen her türlü bilgi belge ve doküman, insan kaynakları uygulamaları üzerinden tarafınızca verilen bilgiler, Şirkete ait tüm lokasyonlarda tutulan kamera kayıtları ile Şirket tarafından kullanımınıza bırakılan her türlü sabit ve mobil telefon kayıtları, Şirket tarafından kullanımınıza sunulan araç, masaüstü bilgisayar, telefon, taşınabilir bilgisayar gibi tüm araçlar üzerindeki dosya ve kayıtlarınız aracılığı ile toplanmaktadır.

2. Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Kişisel Verileriniz, Şirketimiz tarafından aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla işlenebilir.

Kişisel Verileriniz, İş Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, Tehlikeli ve Çok Tehlikeli Sınıfta Yer Alana İşlerde Çalıştırılacakların Mesleki Eğitimlerine Dair Yönetmelik, Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Eğitim Yönetmeliği, Kişisel Koruyucu Donanım Yönetmeliği, Kişisel Koruyucu Donanımların İşyerlerinde Kullanılması Hakkında Yönetmelik, Gelir Vergisi Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği, Sabotajlara Karşı Koruma Yönetmeliği, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve yukarıda sayılan mevzuatlarla sınırlı olmamak kaydıyla yasal yükümlülüklerin ve iş sözleşmesi gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla işlenmektedir.

İş Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, Tehlikeli ve Çok Tehlikeli Sınıfta Yer Alana İşlerde Çalıştırılacakların Mesleki Eğitimlerine Dair Yönetmelik, Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Eğitim Yönetmeliği, Kişisel Koruyucu Donanım Yönetmeliği, Kişisel Koruyucu Donanımların İşyerlerinde Kullanılması Hakkında Yönetmelik, Gelir Vergisi Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği, Sabotajlara Karşı Koruma Yönetmeliği, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve yürürlükteki ilgili mevzuatlar, kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, özellikle;
  • Sahada çalışacak çalışanın mesleki yeterlilik evraklarının toplanması,
  • Teslim edilen kişisel koruyucu donanımların kayıt altına alınması,
  • Asgari geçim indirimine ilişkin aile durumu bildirimi yapılması,
  • İş sözleşmesi yapılması,
  • İşe giriş ve işten çıkış bildiriminin yapılması,
  • İşe girişte gerekli evrakların toplanması,
  • Çalışan özlük bilgilerine ilişkin anket formlarının tutulması,
  • Eğitime katılan çalışanların kayıt altına alınması,
  • Bireysel emeklilik başvurusunun yapılması,
  • Çalışan bordro verilerinin uygulamaya kaydedilmesi,
  • Tazminat süreçlerinin yürütülmesi,
  • Tazminat sürecinde yan haklara ilişkin tutarların kayıt altına alınması,
  • Ücret kesintilerinin yapılması,
  • Kararların tescil edilmesi,
  • Bordro tahakkuk verilerinin muhasebe müdürüne iletilmesi,
  • Bordro bilgilerinin çalışana iletilmesi,
  • E-reçete oluşturulması,
  • İzin taleplerinin oluşturulması,
  • Yıllık izin haklarının raporlaması ve takibinin yapılması,
  • Prim hesaplamalarının yapılması,
  • Sabotajlara karşı korunma planının Emniyet Müdürlüğü'ne iletilmesi,
  • Acil durumda görevli çalışan ile iletişime geçilmesi,
  • Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında bilgilendirme yapılması ve beyan alınması
İş sözleşmesinin kurulması ve ifası amacıyla, özellikle;
  • Müşterilere teklif iletilmesi ve takibinin yapılması,
  • Sözleşme kapsamında müşteri evraklarının toplanması,
  • Bölge çalışanlarıyla gerekli durumlarda irtibat sağlanması,
  • Genel Müdürlük çalışanlarıyla gerekli durumlarda irtibat sağlanması,
  • İş seyahati kapsamında vize başvurusu yapılması,
  • İş seyahati kapsamında bilet rezervasyonu yapılması,
  • Haftalık seyahat planı takibinin yapılması,
  • İhaleyi kazanan firmaya banka teminatı için bildirim yapılması,
  • Hafta sonu şirkete gelen çalışan giriş çıkış verilerinin raporlaması,
  • Arıza ve servis süreçleri takibinin yapılması,
  • Saha keşfi sonucunda kroki planının oluşturulup değerlendirilmesi,
  • Sahada çalışacak çalışan eğitimlerinin takip edilmesi,
  • İstasyonlara temin edilen ürünlerin ve istasyon servis hizmeti süreçlerinin kayıt altına alınması,
  • Bayiye teslim edilen ekipmanların kayıt altına alınması,
  • Saha çalışanına kıyafet siparişi verilmesi,
  • Geliştirme ve teknik operasyonlar departmanı haftalık toplantılarının kayıt altına alınması,
  • Kontrollü geçiş noktalarındaki giriş-çıkış bilgilerinin takip edilmesi,
  • Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Saha ziyaretine katılan çalışan listesinin oluşturulması ve takibinin yapılması,
  • Saha ziyareti kapsamında bot temin edilmesi,
  • Oryantasyona katılan çalışanların kayıt altına alınması ve ilgili birimlere bildirilmesi,
  • Performans değerlendirmelerinin kayıt altına alınması,
  • İşten çıkış mülakatlarının kayıt altına alınması,
  • İbraname beyanının kayıt altına alınması,
  • Maaş ödemelerinin gerçekleştirilmesi,
  • Çalışan verilerinin kayıt altına alınması ve bilgilerinin raporlanması,
  • Kartvizit siparişi verilmesi,
  • Ücret bazlı kadro planı verilerinin ilgili direktöre raporlanması,
  • Aktüeryal değerleme raporlaması yapılması,
  • Tatillerde çalışacak nöbetçi çalışan listesinin oluşturulması,
  • Uluslararası staj programına katılan çalışanın Moskova'daki Genel Merkez'e bildirilmesi,
  • İşe başlayan çalışana malzeme temin edilmesi,
  • Puantaj raporlaması yapılması,
  • Görev tanımlarının oluşturulması,
  • Çalışan taleplerinin görüntülenmesi,
  • Çalışan giriş çıkış verilerinin takip edilmesi ve raporlanması,
  • Doğrudan borçlandırma sistemi kapsamında ilgili bankaya bayi bildirimi yapılması,
  • Raporlama işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
  • İzinlerin kayıt altına alınması,
  • Erişim yetkisi taleplerinin ve kullanıcı denetim izinlerinin kayıt altına alınması,
  • Vekâletname talep süreçlerinin yürütülmesi,
  • Kiralık araç kullanan çalışan takibinin yapılması,
  • İrsaliye basımı için sipariş verilmesi,
  • Bayi limitinin arttırılması,
  • Ücret ve yan hakların sisteme kaydedilmesi
Bir hakkın tesis edilmesi, kullandırılması ve korunması, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesi ve Şirketimiz politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;
  • Performans değerlendirmesi ve takibinin yapılması,
  • Özel sağlık sigortası yapılması,
  • Çalışan zimmetlerinin kayıt altına alınması,
  • Servis kullanacak çalışan listesi oluşturulması,
  • Ferdi kaza sigortası yapılması
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işleme amacının ortadan kalmasına kadar geçecek olan makul süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

3. Çalışan Kişisel Verilerinin 3. Kişilere Aktarılması
Kişisel Verileriniz, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İş Kanunu, Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik, 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, Sosyal Güvenlik Kurumu Kapsamındaki Kişilerin Türk Eczacıları Birliği Üyesi Eczanelerden İlaç Teminine İlişkin Protokol, Sabotajlara Karşı Koruma Yönetmeliği, Noterlik Kanunu Yönetmeliği, Pasaport Kanunun Uygulanmasına Dair Yönetmelik ve sayılan mevzuatlarla sınırlı olmamak kaydıyla yasal yükümlülüklerin ve iş sözleşmesi gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla; Şirketimizin ilgili tedarikçilerine ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilmektedir.

3.1. Kişisel Verilerinizin Yurt İçindeki Üçüncü Kişilere Aktarılması;
Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İş Kanunu, Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik, 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, Sosyal Güvenlik Kurumu Kapsamındaki Kişilerin Türk Eczacıları Birliği Üyesi Eczanelerden İlaç Teminine İlişkin Protokol, Sabotajlara Karşı Koruma Yönetmeliği, Noterlik Kanunu Yönetmeliği, Pasaport Kanunun Uygulanmasına Dair Yönetmelik ve yürürlükteki ilgili mevzuatlar, kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, özellikle;
  • İşe giriş ve işten ayrılma bildirimlerinin yapılması,
  • Maaş ödemelerinin yapılması,
  • Bireysel emeklilik süreçlerinin yürütülmesi,
  • İşe girişte sağlık verilerinin toplanması,
  • Kararların tescil edilmesi,
  • Reçete oluşturulması ve ilaç temin edilmesi,
  • Sabotajlara karşı korunma planı bildiriminin yapılması,
  • İş seyahati kapsamında vize başvurusu yapılması,
  • Noter onaylı onama şeklinde vekâletname, noter onaylı azilname çıkarılması amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşlara ve ilgili tedarikçilere aktarılmaktadır.
İş sözleşmesinin kurulması ve ifası amacıyla, özellikle;
  • Satış teklif tutarlarının iletilmesi,
  • İş seyahatine çıkacak olan çalışana bilet rezervasyonu yapılması,
  • Banka teminatı bildiriminin yapılması,
  • Kişilere özel olarak kıyafetlerin üretilmesi ve paketlenerek iletilmesi,
  • Uygulamadaki teknik problemlerin giderilmesi,
  • Eğitim katılımlarının eğitimci firmaya bildirilmesi,
  • Ziyaret kapsamındaki kişi sayısının bildirimi,
  • Ziyaret kapsamında uygun botların hazırlanması,
  • Kartvizit basılması,
  • Doğrudan borçlandırma sistemi kapsamında bayi bildirimi yapılması,
  • Basılan irsaliyelerin kargolanması amacıyla ilgili üçüncü kişilere aktarılmaktadır.
Bir hakkın tesis edilmesi, kullandırılması ve korunması, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesi ve Şirketimiz politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;
  • Fiziksel dokümanların arşivlenmesi,
  • Özel sağlık sigortası yapılması,
  • İlgili servisi kullanacak çalışanların bildirilmesi,
  • Ferdi kaza sigortası yapılması amacıyla ilgili üçüncü kişilere aktarılmaktadır.
3.2. Kişisel Verilerinizin Yurt Dışındaki Üçüncü Kişilere Aktarılması;
Kişisel Verileriniz;
  • Aktüeryal değerleme raporlamasının yapılması,
  • Uluslararası staj programına katılan çalışan bildiriminin yapılması amacıyla Moskova'daki Genel Merkez'e aktarılmaktadır.
  • 4. Çalışanın Sahip Olduğu Haklar
    KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, Şirketimize başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilirsiniz:
    a. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
    b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
    c. Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
    d. Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
    e. Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
    f. Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
    g. İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
    h. Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

    Şirketimiz, KVK Kanunu’ndan doğan taleplerinizi “Çalışan Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu” aracılığıyla gerçekleştirecektir. Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerinizi, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri tarafınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.

    İşbu Aydınlatma Metni, gerekli görüldüğü hallerde Şirketimiz tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak tarafınıza bilgilendirme yapılacaktır.

    Çalışan’ın Adı Soyadı:
    Tarih:
    İmzası: